Avensi

10 tips til medarbeidersamtalen

Mange lurer på om medarbeidersamtalen er lovpålagt, det er den ikke. Men det er vanlig med årlige medarbeidersamtaler og vi anbefaler å heller «angripe» den enn å unnvike den. Og har du vært permittert lenge, bør du fortsatt bli kalt inn til en medarbeidersamtale. Det er vel så viktig i en vanskelig periode for deg og bedriften du jobber for. 

Hvorfor er medarbeidersamtale en god ide? 

Vi bytter jobb oftere enn før og de færreste av oss mottar gullklokke. Men, hvis du trives på jobb og ønsker å fortsette å jobbe på samme sted, er medarbeidersamtalen en god mulighet for å høre om muligheter og utvikling på samme arbeidsplass. Ønsker du deg en ny jobb, er også medarbeidersamtalen en fin mulighet for å se om det er mulig at arbeidsgiver kan tenke samme tanker som deg angående nye og spennende arbeidsoppgaver – eller til og med nye forretningsområder. Dette kan selvfølgelig tas opp gjennom hele året, men her kan det være fint å “lufte” det litt – uten å forplikte seg. Er du arbeidsgiver/leder, og vil beholde folk, er medarbeidersamtalen et nyttig verktøy for å høre om deres tanker i et litt videre perspektiv. 

Det er mange som gruer seg til en slik samtale. Det er forståelig, fordi samtalen skal handle om en selv og ikke alle er komfortable med det. Samtidig går det an å se på den som en mulighet til å få vist deg fram, komme med egne synspunkter og i tillegg legge frem forslag for videre utvikling. Medarbeidersamtalen legger grunnlaget for en god kultur i bedriften og er en relasjonsbygger. Det bør være åpenhet og høyt under taket under en slik samtale, samtidig bør målet være å løfte hverandre. 

Vanlige områder å gå gjennom er trivsel, arbeidsoppgaver, utvikling og tilbakemeldinger.  

Medarbeidersamtale

Her er våre 10 tips for en god gjennomføring: 

For medarbeideren: 

  1. Still forberedt. Tenk nøye gjennom hva du er fornøyd med og hva som kan bli bedre i forhold til deg og din situasjon. Hva er viktig for deg? Er det å beherske jobben du har, er det å utvikle deg og kontinuerlig lære noe nytt? Ønsker du å jobbe mer selvstendig eller mer i team? Vil du ha mer ansvar og føler du at du har mer å bidra med? Medarbeidersamtalen er ikke bare en evaluering av ditt arbeid det siste året, det er også en utviklingssamtale. 

  1. Lag en oversikt over dine største bidrag gjennom året, også det daglige du bidrar med. Det er ikke alle ledere som får med seg alt og ofte vektlegger vi mennesker forskjellige aspekter. 

  1. Sett deg noen mål for hva du ønsker å gå gjennom og oppnå med samtalen. 

  1. Tenk helhetlig, kom med forslag til forbedringer sett fra ditt ståsted. Spør hva du kan gjøre for å utvikle deg 

  1. Fremhev kolleger du setter pris på og deres innsats. Fremhev også det du setter pris på med din leder.

  1. Hvis du ønsker å be om høyere lønn, spør om dette er samtalen for dette. Forbered deg gjerne på hvorfor du fortjener bedre lønn. Enten så blir det en tilbakemelding på det, et nytt møte for å diskutere lønn eller aller best, høyere lønn. Er det noen goder som er viktige for deg, som du ikke har i dag og som ikke koster bedriften mye, spør om det. For eksempel fleksibilitet, mer hjemmekontor, mulighet for å trene i lunsjen og lignende. 

  1. Dette er ikke en samtale for et bakholdsangrep og hvor du endelig skal få fortalt hvor dårlig det står til med lederen din. MEN, det skal være rom for konstruktive tilbakemeldinger, hvis du samtidig forklarer hvordan du opplever det og hvordan du skulle ønske en eventuell situasjon/arbeidsoppgave ble løst. Vær løsningsorientert og vis tydelig at du tar opp dette som et konstruktivt forslag til forbedring. Forbered deg på dette og si ordene høyt før møtet, ofte høres det bedre ut inne i hodet. 

  1. Ønsker du å utvikle deg, kom med forslag eller spør åpne spørsmål om hvordan du kan få til det. Følg gjerne opp med spørsmål om tidsperspektiv.  

  1. Trives du veldig godt og vil jobbe med det du gjør, helt supert. Kom gjerne med forslag eller spør åpne spørsmål om hvordan du kan klare å bli enda bedre.  

  1. Be om en oppsummering av møtet som du også får gå gjennom før dere begge er enige. Be også om en plan for oppfølging av møtet hvis det er aktuelt. 

 

For lederen: 

  1. Når du kaller inn til møtet, er det fint å vise til noen temaer du ønsker å gå gjennom. Det betyr ikke at dette er det eneste dere skal prate om, men du gir et godt grunnlag for forberedelser. 

  1. Spør gjerne medarbeideren om det er noen temaer hun/han vil prate om, slik at du får forberedt deg på det. Da ser du også hva hun/han legger vekt på i sin arbeidssituasjon.  

  1. Still forberedt. Hør litt rundt etter suksesshistorier og små bidrag som du selv ikke har fått med deg.  

  1. Sett av god tid, dette er en viktig samtale for medarbeideren og bør også være det for deg.  

  1. Gjør alt du kan for å løfte medarbeideren i samtalen, vi liker alle å bli sett og satt pris på.  

  1. Hvor er utviklingspotensialet hos medarbeideren. Sørg for å ha gjort noen tanker før møtet og spør åpne spørsmål, i hvilken retning ønsker hun/han å utvikle seg og hva kan du gjøre for å hjelpe til med det. Enten om det er utvikling innenfor eksisterende jobb eller en mulig karrierevei internt/eksternt.

  2. Skal du ta opp noe vanskelig? Det bør du ta når situasjonene oppstår gjennom hele året, ikke vente til medarbeidersamtalen. Men hvis dere skal diskutere noe som dere kan være uenige om, tenk personlighet og hvordan personen helst liker å få tilbakemeldinger. Tilbakemelding fra leder betyr mer enn fra kolleger. Sett av god tid til samtale rundt dette og refleksjon med åpne spørsmål, forhåpentligvis blir det en god prat hvor dere kommer fram til noen gode løsninger. Muligens har medarbeideren et annet syn på saken og forklarer basert på sine styrker og personlighet. Ofte blir noe vanskelig mye bedre når man får kommunisert rundt det og gått gjennom flere sider av samme sak.

  3. Skal lønn tas opp? Fint, da forbereder du deg på det. Da bør også medarbeideren få vite om det. Kommer det et spørsmål om lønn, uten at du har tenkt at det var en del av samtalen, ikke avfei det. Da er det viktig for han/henne og da må det følges opp. Enten med en ny dato for samtale om lønn eller en forklaring på hvorfor ikke, men med tilbakemelding på hvordan lønnen kan bli høyere på sikt. For eksempel utdanning, fokus på andre arbeidsoppgaver, videre utvikling og mulig ny tittel/jobb og lignende. Eventuelt at dere blir enige om en høyere lønn. 

  1. Oppsummer samtalen slik at dere er enige om de store linjene. Sett opp en tidsplan og oversikt for hvordan følge opp punkter dere har blitt enige om. 

  1. Etter samtalen er det viktig å utnytte det store potensialet som ligger i en god samtale og felles enighet om framtidige planer for utvikling og nye mål. Nå gjelder det å evaluere møtet og bygge videre på arbeidet som har blitt lagt ned. Sett opp møter og planer i kalenderen med en gang, slik at arbeidet som ble lagt i medarbeidersamtalen blir utnyttet og fulgt opp. Ha tillit til at medarbeider følger opp, samtidig kan du sette opp noen mentale tidsfrister for oppfølging. 

Konklusjon/oppsummering  
Du må investere tid i medarbeidersamtalen. Forbered deg godt. Sett deg inn i bidrag gjennom året og let etter styrker og muligheter dere kan jobbe videre med. Er du ikke godt nok forberedt, kan du risikere at det ender opp som (grøss og gru) motarbeidersamtalen, hvor dere går ut fra møtet mer demotivert enn når dere gikk inn. 

Hva tenker vi i Avensi rundt medarbeidersamtalen? 
For å gjennomføre en god medarbeidersamtale, og å få mest mulig ut av dine kolleger, bør de menneskelige ressurser brukes der folk yter sitt beste og hvor de har oppgaver som gjør at de trives. Dette kan en medarbeidersamtale hjelpe til med å kartlegge. 

Det finnes mange måter å få denne type innsikt på – både gode og mindre gode – men vi bruker løsningen InFlow24 som støtte i denne type prosesser. Da vet vi at vi kan tilby gode løsninger – og at vi sammen kan bidra til mer motiverte og kompetente medarbeidere. Ta kontakt med oss for å høre mer. 

Rakk du ikke snakke om lønn? Fortvil ikke, vi jobber med en bloggartikkel om tips til hvordan forhandle frem høyere lønn. 

Var dette nyttig? Da anbefaler vi “Menneskene – bedriftens viktigste ressurs”