Avensi

Har du noen gang fått tredd digitale «endringer» nedover deg på jobben? Uten en god forklaring på hvorfor, hvordan, hvem eller hva? Strategier for vekst, markedsføring og salg høres kanskje kjent ut, men vi glemmer noe viktig i det hele. Hvorfor man gjør det og hvordan man så skal gjennomføre strategiendringen i form av daglige arbeidsoppgaver.  

For mange blir dette en banal oppgave, men kjenner du deg igjen i å la deg frustrere over bortkomne dokumenter, dobbeltarbeid, kronglete formulert kommunikasjon og tidstyver i arbeidshverdagen? Det er vanskelig å gjennomføre ledelsens uttalte strategiendring og mål, om du ikke har støtte til å utføre de viktige daglige arbeidsoppgavene ut mot kundene deres.  

Finner du ikke filer og informasjon hjelper det ikke at ledelsen har bestemt at vi skal være «rause, gøyale og levere gode produkter» når du blir motarbeidet i selve utførelsen av oppgavene dine.

Digital Forretningsstrategi

Hvorfor bør alle ha en digital forretningsstrategi? 

Fordi du vil ha god arbeidsflyt, samarbeid på tvers av avdelinger, økt effektivitet, bedre trivsel hos de ansatte og du ønsker å beholde motiverte medarbeidere som vil jobbe optimalt for å utføre jobben sin. Det blir enklere å strukturere det kreative arbeidet og dere får også mindre rutinepregede arbeidsdager. Når det digitale spiller på lag flyter dagene bedre og alle får bidra med sin kompetanse på en optimal måte.  

På våre ledersamlinger og kursdager får vi ledere og ansatte til å tenke gjennom: 

– Hvordan fungerer dagens situasjon?

– Hvor kan det effektiviseres slik at dere får en enklere arbeidshverdag og bruker mindre tid på rutineoppgaver?

– Hvordan tilrettelegge for at alle jobber optimalt med egne oppgaver?

– Hvordan deles kunnskap og informasjon?

– Hvordan lagre slik at alle jobber i samme dokumenter og unngår dobbeltarbeid?

– Hvordan sørger vi for å sikre våre egne dokumenter?

– Personlige preferanser, hvordan stille inn så ikke varslene blir for mange og forstyrrende? Samtidig som du får de varslene som er viktige for å få utført jobben.  

-Kreativitet og idemyldring, hvordan ivaretas det og hvordan utnytte resultatene fra dette i ettertid? 

– Hva ønsker dere å unngå? 

– Hvordan vil det hjelpe dere å fullt ut utnytte skytjenestene til enten Microsoft365 eller Google Workspace? 

 

Hvis du må sende ut en ny e-post hver gang et dokument oppdateres bruker du unødig tid og det blir vanskelig å holde oversikt over hva som tilslutt er kommunisert. Hva med å dele dokumenter via Teams eller Google Docs som oppdateres ett sted?

 

Endringsledelse

Hva er digital forretningsstrategi? 

Skal dere lykkes med det digitale arbeidet i bedriften må det lages en forretningsstrategi. En strategi går gjennom behov, ønsker, utfordringer og valg av hva som er viktig/ikke viktig. Lederne er selv med på utforming av strategien og det er også viktig at de følger den opp underveis. Vi mener at alle bedrifter bør legge en digital forretningsstrategi. Skyløsninger og digitale verktøy er arbeidsverktøyet til de aller fleste hver eneste dag. “Organisasjoner er ikke lenger tjent med å ha en IT-strategi som èn av flere delstrategier, men snarere å ha èn digital forretningsstrategi, hvor de som utnytter sine digitale ressurser for å skape verdi, skiller organisasjonen fra konkurrentene (Pettersen.; Bharadwaj et al., 2020, s.121).

“En digital forretningsstrategi krever også en annen type ledelse som er kjennetegnet av blant annet sterkt lederskap, evnen til å kontinuerlig utnytte tilgjengelig informasjon for å skape ny verdi for kundene samt evnen til å hele tiden navigere i et dynamisk og fremvoksende digitalt landskap”.

(Pettersen, Sia et al.; Bygstad & Iden, 2020, s. 122)

Digitale forretningsstrategier skiller seg fra IT-strategier på særlig fire måter: 

  1. Tradisjonelle, funksjonelle siloer overskrides (omfang) 

  1. Løsningen skaleres digitalt raskt opp og ned (skala) 

  1. Produktlanseringer og beslutninger skjer raskt på bakgrunn av analyser (hastighet) 

  1. Nye måter å skape verdi på bakgrunn av flersidige forretningsmodeller, informasjon og data (Pettersen, Bharadwaj et al., 2020, s. 121).  

Vi i Avensi anbefaler følgende:

  1. Sett tydelige mål  

  • Hva ønsker dere å oppnå?
  • Eksempler er god kommunikasjon internt i bedriften, god arbeidsflyt, delingskultur, innovative og «først ute med», trygghet, sikkerhet, effektivitet.  

  1. Involver brukerne og de som blir påvirket 

  • Finn ut av bedriftens behov og hvor foten trykker. Hvordan jobbes det i dag versus ønsket situasjon? Hva er dagens utfordringer?

  1. Ta noen valg 

  • Hva får dere mest igjen for og hva bør prioriteres?

  • Hva er mindre viktig? 

  1. Implementering og gjennomføring 

  • Her feiler mange, det er ekstremt viktig å forklare hvordan og hvorfor det blir endringer. 

  • Sørg for nok opplæring, det er kritisk å få en god start hvor alle får mulighet til å lære seg systemene. 

  1. Kommuniser retning 

  • Sørg for at alle vet retning og hva dere ønsker å oppnå. 

  1. Evaluer og juster 

  • Sett en dato for evaluering og juster deretter. Dette bør gjøres kontinuerlig og er den del av «the design process». 

«Strategier blir verdifulle først når forpliktende folk fyller dem med energi (Pettersen, Mintzberg, 2020)». Vi i Avensi anbefaler en aktiv tilnærming for å sikre at alle blir med på de digitale endringene.

Her er to fremgangsmåter hvor erfaringsmessig den aktive gir best utbytte. Her går vi helhetlig inn og får med hele bedriften på nødvendige digitale endringer gjennom møter med ledelsen og gode spørsmål til de ansatte som gir oss en pekepinn på hvor fokuset bør være før vi gjennomfører praktisk rettede workshops og e-læringskurs.  

image 1

 Vi er sparringspartner til begge fremgangsmåtene hvor vi tilbyr avklaringsmøter, e-læringskurs og praktisk rettede workshops. I tillegg tilbyr vi løpende bistand underveis. Priser og innhold avklares på forhånd.  

Referanser: 

Pettersen, Lena (2020) Hva er Strategi? Universitetsforlaget 

Hvis du ønsker å lese litt mer om hvordan Microsoft 365 kan hjelpe deg i arbeidshverdagen foreslår vi disse artiklene: «Få mer ut av Microsoft Teams og Microsoft 365» og «Microsoft 365 – hvordan det kan endre din måte å jobbe på».