Svært mange bedrifter har investert i Microsoft 365 ved å kjøpe lisenser, sette opp tennanten og legge til brukere, for deretter å sette i gang uten å endre noe på arbeidsform eller arbeidsmåte. Microsoft Teams blir i mange av disse organisasjonene først og fremst et video- og møteverktøy. Er dette tilstrekkelig for å få gevinst ut av skya? Jeg vil hevde at dette er det samme som å bli stående på startstreken når startskuddet går. Hva skal til for å komme i bevegelse?
Outlook som arkiv = silo
En av de trauste siloene i norske organisasjoner er Microsoft Outlook. Fremdeles er det mange som i for stor grad benytter Outlook som arkiv og dels som filarkiv. Det medfører også at mange fortsetter å sende filer fram og tilbake med epost. Man bør virkelig benytte andre måter å samhandle på. Det er langt bedre måter å jobbe sammen i dag, mer enn 30 år etter at epost ble dominerende. Jeg vurderte om jeg skulle ta med dette avsnittet i denne artikkelen og landet raskt på at, – jo det må med. I mine møter med bedrifter og organisasjoner ser jeg at dette bruksmønsteret lever i beste velgående hos mange medarbeidere, også hos ledere.
Før jeg forlater Outlook er det også verdt å nevne at Chat funksjonen i Microsoft Teams også er med på å fjerne unødig epostmønstre, men jeg skal ikke gå dypere inn i den tematikken i dette innlegget.
Filene opp i skya, alt på et sted med Microsoft Teams
Den første funksjonelle endringen med skya er jo at organisasjonen får alt på et sted, og medarbeiderne kan samhandle på MALer og dokumenter på en helt annen måte enn å sende oppdaterte versjoner til hverandre. Man kan også føre filsamtaler knyttet til filene i Microsoft Teams slik at man har en lavterskel samtale omkring innholdsproduksjonen knyttet til det faktiske dokumentet. Google har jo hatt dette i årevis, mens Microsoft fikk dette skikkelig på plass for et par år siden med Teams. Jeg går ikke inn i tekniske begreper som privat sky eller hybrid sky, de som er interessert i denne delen av problemstillengen kan lese videre her.
Noen store endringer med å jobbe på filer i Microsoft Teams er den nye fantastiske tilgangen til siste versjon av dokumentet og samtalen omkring innholdet. På alle plattformer, mobile enheter inkludert, siloene er borte! Noen vesentlige endringer i arbeidsform og arbeidsflyt er imidlertid påkrevet for å få det til. Både i forhold til en teknisk side som sikring av dokumenter, synkronisering av filene opp og ned hos brukerne, – men enda mer når det kommer til involvering av aktuelle medarbeidere, varsling til hverandre, samstemthet og prosess. Det vi kaller for samhandling.
Involver aktuelle medarbeidere – og samhandle
De virkelig store gevinstene med Microsoft 365 og Microsoft Teams er muligheten for å involvere aktuelle medarbeidere, og det å få til en god kommunikasjon og god samhandlig i ulike prosesser. Noen ganger handler det om planleggingsprosesser, andre ganger handler det om produksjon- eller leveranseprosesser. Andre igjen har kundeoppfølging og support, mens en annen avdeling har salgs- og markedsføringsprosesser. De fleste organisasjoner har opparbeidet en form for effektiv samhandling innenfor avdelingen også før skya kom. MEN de færreste organisasjoner opplever å ha en knallgod arbeidsflyt mellom avdelinger. Noen klassiske utfordringer er samhandling mellom salgs- og leveranseleddene. Selv strever jeg med å få til gode synergier i markedskampanjer for våre ulike avdelinger. Det er komplekst og det krever god timing med ulik involvering av mennesker. Man må rett og slett øve for å bli god.
Prosjekthåndtering
Alle organisasjoner med et minimum av produkter, kunder og innovasjonskrav, må håndtere diverse store og små prosjekter. Mange av prosjektene involverer ulike avdelinger og de involverer eksterne partnere eller kunder. Her har Microsoft 365 og Microsoft Teams også noen fantastisk gode muligheter som kan tas i bruk. Verktøy som lar brukerne sortere oppgavelister, ansvarspersoner og rekkefølge, muliggjør en prosjektmetodisk tilnærming. De som har Microsoft 365, kan for eksempel bruke Tasks, Planner og Teams. Tasks er det nyeste verktøyet og inkluderer både Planner og ToDo . Ved å bruke Tasks kan hver enkelt oppgave administreres sentralt i Teams, samtidig som den distribueres til personlige lister og påminnelser. De blir tilgjengelige på de mobile appene fordelt på individuelle «oppgavekort». Microsoft Project er nå integrert med Teams i versjonen som heter Project for the web, og denne er aktuell å bruke i stedet for Tasks når antall mennesker i prosjektet øker. Jeg skal følge opp denne tråden i et annet blogginnlegg senere. For prosjekthåndtering i små grupper er Tasks perfekt.
Endring er krevende
Det høres jo ut som en «spasertur i parken» å hente ut diverse gevinster fra skya med Microsoft Teams. Som jeg er inne på flere steder ovenfor kreves struktur og oversikt, og det krever at medarbeiderne behersker nye arbeidsformer og arbeidsflyter. Alle må bli bedre på kommunikasjon og samhandling i verktøyene dersom gevinstene skal realiseres. Dette har med langt mer enn verktøyene å gjøre, det er vanene våre som er utfordringen. Vi i Avensi har spesialisert oss på denne typer utviklingsarbeid, og vi har laget et Teamskurs du kan delta på nedenfor.
Dersom du synes dette var interessant og har lyst til å vite mer, ta kontakt. Forøvrig ønsker jeg lykke til med å få ut mer fra skya. Det er mer å hente, Go And Get It!